Chaque soir, le ticket Z
Le ticket Z est le rapport de clôture que la caisse enregistreuse imprime en fin de journée : il récapitule les ventes depuis la dernière clôture, souvent article par article. C'est la base de tout contrôle, car il dit ce que la caisse a encaissé.
Tirez-le tous les soirs, à heure fixe, et gardez-le (photo ou classeur), avec le fond de caisse et l'argent compté. Un ticket Z tiré une fois par semaine ne permet plus de savoir quel jour, ni pendant quel service, un écart est apparu.
Si votre caisse le permet, faites aussi une lecture intermédiaire (ticket X, sans remise à zéro) au changement d'équipe : vous saurez ce qui a été encaissé pendant chaque service.
Comparer le café servi au café encaissé
Le ticket Z dit ce qui a été encaissé, pas ce qui a été servi. Un café servi sans passer en caisse n'y apparaît jamais. Pour le voir, il faut une deuxième mesure, indépendante de la caisse :
- Le stock de café : pesez le café en grains utilisé dans la semaine, divisez par la dose réglée sur votre moulin, et comparez au nombre de cafés vendus. Simple, mais imprécis : les purges, les ratés, les cafés de l'équipe et les réglages du moulin faussent le calcul, et la méthode ne dit pas quel jour l'écart s'est produit.
- Le compteur de la machine : certaines machines professionnelles comptent les doses par groupe. Relevé chaque soir, il donne une deuxième mesure, mais il compte aussi les purges et ne montre pas ce qui s'est passé.
- Un comptage automatique à la machine : c'est ce que fait Kovama. Une caméra au-dessus de la machine compte chaque tasse ou verre posé sous un groupe, y compris les petits verres, et chaque café compté a sa courte vidéo. Le soir, vous saisissez le nombre de cafés du ticket Z et l'application affiche l'écart en nombre et en pourcentage.
Quelle que soit la méthode, le principe est le même : un écart régulier entre le café servi et le café encaissé mérite une explication.
Noter les cafés offerts et les cafés de l'équipe
Tous les écarts ne sont pas des vols. Un café offert à un habitué, le café de l'équipe, une tasse refaite pour un client : ce sont des cafés servis, mais pas vendus.
Fixez une règle claire, par écrit : qui peut offrir un café, combien de cafés par employé et par service, et comment les noter (une touche « offert » sur la caisse, ou un carnet au comptoir). Un écart expliqué n'est plus un écart.
Avec ces cafés notés, le seuil d'alerte devient parlant : quelques pour cent d'écart peuvent être normaux, un écart qui grimpe d'un coup ne l'est pas. Dans Kovama, ce seuil est réglable (5 % par défaut).
Organiser la caisse
- Une seule personne responsable de la caisse par service, qui la compte en prenant et en rendant son service.
- Un fond de caisse fixe, compté au début et à la fin de chaque service.
- Pas d'annulation de ticket sans l'accord du responsable : des annulations fréquentes sont un signal à suivre.
- Un ticket remis à chaque client : ce qui est saisi est encaissé.
Gérer son café à distance
Beaucoup de patrons ont un autre travail, plusieurs cafés, ou ont confié le comptoir à un gérant. Pour garder la main sans être sur place :
- demandez la photo du ticket Z chaque soir, à heure fixe ;
- faites le point chaque semaine sur le stock (café, lait, sucre) et les achats ;
- comparez les jours de la semaine entre eux : un jour habituellement chargé qui baisse fortement sans raison doit être expliqué ;
- passez à l'improviste, à des heures différentes.
Kovama envoie chaque matin à 8 h le résumé de la veille (nombre de cafés, et écart si le ticket Z a été saisi), et des alertes si le boîtier ne répond plus ou si la caméra est coupée, masquée ou déplacée. Vous voyez aussi le comptoir en direct depuis votre téléphone.
Si votre café est en gérance, lisez aussi notre article sur la gérance libre d'un café au Maroc.
Quand les chiffres ne collent pas
Un écart n'est pas une preuve contre une personne. Vérifiez d'abord les causes simples : un ticket Z oublié, une panne de caisse, une erreur de saisie, un nettoyage de la machine.
Si l'écart persiste, parlez-en avec l'équipe, chiffres en main, sans accuser au hasard. Avec Kovama, la vidéo des cafés concernés permet de regarder ensemble ce qui s'est passé sous la machine.
Et restez dans la loi : les caméras doivent être signalées et les employés informés. Voir ce que dit la loi sur les caméras dans un café.
Pour équiper votre comptoir, découvrez nos offres ou demandez un devis.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le ticket Z d'un café ?
C'est le rapport de clôture imprimé par la caisse enregistreuse en fin de journée : il récapitule les ventes depuis la dernière clôture. Il sert de base pour contrôler la caisse chaque soir.
Comment savoir si des cafés sont servis sans être encaissés ?
Comparez chaque jour le nombre de cafés réellement servis (stock de café, compteur de la machine ou comptage automatique comme Kovama) au nombre de cafés du ticket Z. Un écart régulier, non expliqué par les cafés offerts ou ceux de l'équipe, doit être vérifié.
Comment gérer un café à distance ?
Recevez chaque soir le ticket Z, suivez le stock chaque semaine et comparez les jours entre eux. Un comptage automatique à la machine, comme Kovama, envoie aussi chaque matin le résumé de la veille et des alertes sur le téléphone.
